Vergeet timemanagement, focus op het managen van je aandacht

Tony Crabbe, productiviteit, timemanagement, prioriteiten stellen,

Door een overvloed aan informatie staat ons brein voor enorme uitdagingen. ‘Ons meest waardevolle en schaarse goed is niet langer tijd, maar aandacht’, zegt bedrijfspsycholoog Tony Crabbe.

Tim Cook beschrijft Apple als het meest gefocuste bedrijf ter wereld. Dagelijks verkoopt het bedrijf ‘nee’ aan geweldige ideeën. Want wil je focussen op de zaken die er echt toe doen, dan moet je moeilijke beslissingen nemen.

Prioriteiten stellen

Harde keuzes maken in je werk is een lastige opgave. Moet je wel of niet naar die meeting of die mail beantwoorden? Omdat bijna alles in ons werk waardevol lijkt, is het antwoord op alle vragen ‘ja’. Uiteindelijk eindigen we met volgepropte dagen waarin we onze aandacht breed moeten verdelen. Ons brein is daarnaast snel vermoeid. Met een uitgeput brein zijn we geneigd om voor de makkelijk weg te kiezen en overal ‘ja’ op te zeggen. Start de dag daarom met het stellen van prioriteiten. Besluit welke activiteit het meeste aandacht nodig heeft en focus.

To do-lijst

Een andere tip is om de to do-lijst in de vuilnisbak te gooien. Mensen schrijven zelden de belangrijkste zaken als ‘het schrijven van een boek’ of ‘tijd besteden aan de kinderen’ op zo’n lijst. Een to do-lijst is over het algemeen een verzameling van onbelangrijke taken. Wil je focussen op de zaken die ertoe doen, dan kun je de strategie van Rhonda Cornum, een voormalig generaal uit het Amerikaanse leger, toepassen: ‘Prioriteer A, B en C. Schrap C.’

Continu bedenken wat je nog allemaal moet doen, kost enorm veel energie. David Allen heeft daarom een alternatief voor de to do-lijst bedacht: de ‘brain dump’. Ideeën, taken of zorgen, schrijf je allemaal op in een notitieboek. Zo zijn ze uit je hoofd en maak je alle aandacht vrij voor de taak die je op dat moment doet. Check op bepaalde momenten de hersenspinsels in de ‘brain dump’. De meeste zaken schrap je, sommige taken voer je uit. Maar het mag nooit de belangrijkste, dagelijkse activiteiten overschaduwen.

Switchen tussen taken

Switchen we tussen taken of beantwoorden we tussendoor een mail, dan worden we beloond met een shotje dopamine en voelen we ons tevreden. Maar de tijd om een taak af te ronden neemt toe met veertig procent. Wil je effectiever werken, probeer dan voor een langere periode op één taak te focussen. Maak dagelijks een aantal langere blokken vrij voor onverstoorde aandacht. Vermijd daarbij alle mogelijke afleidingen.

Dit artikel is gebaseerd op een column uit het mini-boekje ‘Nooit meer te druk’. Wil je meer weten over aandachtsmanagement? Kom dan naar het seminar ‘Nooit meer te druk‘ met o.a. Tony Crabbe, Berthold Gunster, Jan van Setten en Margriet Sitskoorn.